In einer über mehrere Jahre gewachsenen SharePoint Umgebung sammeln sich viele Daten an, da SharePoint aus unternehmensweite Datenablage genutzt werden kann. Die Anzahl der Dokumente wächst, einerseits aus den Organisationseinheiten, andererseits aus der Zusammenarbeit. Da SharePoint als zentrale Datenablage von verschiedenen M365 Apps von Usern bewusst oder unbewusst genutzt wird, sammeln sich viele weitere Daten an, die strukturiert, aber auch unstrukturiert abgelegt werden.
Wer kennt es nicht?
- Drei Versionen desselben Dokuments
- Ordner wie „Neu“, „Final“, „Final_final“
- Dateien von Mitarbeitenden, die längst nicht mehr im Unternehmen sind
- Und niemand weiss, was man löschen darf – oder sollte
Willkommen im SharePoint-Datenwildwuchs! – Mit Governance lassen sich Leitplanken setzen und falls es doch mal passiert, ist auch ein Aufräumen möglich.