Suchen in M365
Mit der neuen Microsoft 365 Copilot Search wird die Suche in M365 um einen kostenpflichtigen Player erweitert. Um auf die Microsoft 365 Copilot Search zuzugreifen, ist eine M365 Copilot Lizenz notwendig. Dadurch erhält der lizenzierte User Zugriff auf die M365 Copilot Search und integrierter KI. Hat ein User keine M365 Copilot Lizenz, kann er die bisherige Microsoft Search Engine nutzen. Auf den ersten Blick unterscheidet sich die Suche nicht mal gross, aber hinter den Kulissen schon.
Microsoft Search (ohne Copilot Lizenz)
Auf der Startseite der Microsoft Search (kostenlos für alle M365 User verfügbar) wird nebst der Suchbox der Schnellzugriff angezeigt, welcher verschiedene nützliche Ansichten u.a. Zuletzt verwendet, Geteilt oder Favoriten sowie Filter für das Einschränken der Ergebnisse enthält.
Microsoft 365 Copilot Search (mit Copilot Lizenz)
Auf der Startseite der Copilot Search werden nebst der Suchbox auch empfohlene Inhalte angezeigt, die für den angemeldeten User interessant sein könnten. Der Schnellzugriff enthält verschiedene nützliche Ansichten u.a. Zuletzt verwendet, Geteilt oder Favoriten sowie Filter für das Einschränken der Ergebnisse.
Microsoft Search
Bei der Microsoft Search, welche schon länger in M365 zur Verfügung steht und bei der Suche verwendet wird, handelt es sich um eine Stichwortsuche. Die Microsoft Search versteht keine Eingabe von natürlicher Sprache und ist keine semantische Suche, sondern liefert Ergebnisse aufgrund von Begriffen und Stichwörtern, die in der Suchbox eingegeben werden und zu denen es Ergebnisse auf M365 gibt.
Durch die Volltextsuche werden Begriffe auch in den Dokumenten gefunden und als Suchergebnisse dargestellt. Mit sogenannten Search-Verticals können u.a. Bilder, Nachrichten aus Outlook und Teams, oder eigene Verticals mit benutzerdefinierten Filter so konfiguriert werden, dass nach vor gefilterten Inhalten gesucht werden kann.
Copilot Search
Für die Nutzung der Copilot Search ist eine M365 Copilot Lizenz notwendig. Dabei wird die Stichwortsuche mit der KI verbunden. Als Resultat-Quelle steht automatisch SharePoint wie auch weitere, bestehende, Graph Konnektoren zur Verfügung, dies ohne weitere Konfiguration.
Bei der Eingabe der Suche kann die natürliche Sprache wie in Copilot verwendet werden. Dabei können ganze Sätze als Sucheingabe verwendet werden, durch die semantische Suche der Copilot Search werden auch ähnliche, in Verbindung stehende, Themen als Suchergebnisse angezeigt. Auch diese Suche ist eine Volltext-Suche. Auf der Suchresultat-Seite werden im oberen Bereich ein KI generiertes Ergebnis angezeigt, darunter stehen weitere Ergebnisse als Liste zur Verfügung.
Am Ende des Copilot Ergebnisses und beim genaueren Betrachten der Quellen ist ersichtlich, dass die Daten auf M365 als Quelle verwendet werden, also Dokumente, Videos, E-Mails wie auch Teams-Nachrichten. Zudem werden direkt weitere Aktionen resp. Folge-Fragen vorgeschlagen.
Was macht die Copilot Search nun anders?
Nebst der automatischen Nutzung der M365 Quellen wie auch vorhandenen Konnektoren wird eine semantische Suche verwendet d.h. es wird nicht nur der exakte Suchbegriff gesucht sondern auch die Absicht und den Kontext erkannt, um „naheliegende“ Ergebnisse anzuzeigen.
Es werden einerseits die Ergebnisse der Suchabfrage aufgelistet und andererseits wird auch die Antwort von Copilot angezeigt, um so Informationen „beider“ Welten zur Verfügung zu haben.
Die Copilot Search Suchbox bringt beim Eintippen automatisch Ergebnisse aus SharePoint u.a. OneNotes, Sites, Dokumente oder auch Ergebnisse aus Viva Engage.
Copilot Search vs. Copilot Chat
Wann wird denn nun Copilot und wann die Copilot Search verwendet?
– Die Copilot Search basiert auf der Suchbox und der entsprechenden Eingabe. Dabei wird nur innerhalb von M365 wie auch der zur Verfügung stehenden Konnektoren gesucht. Die Copilot Search eignet sich, um schnell Dokumente zu finden .
– Der Copilot Chat liefert tiefgründigere Informationen aufgrund der Chat-Eingabe und der immer weiter führenden Fragen, auf die der Copilot antwortet. Zusätzlich kann bei Abfragen das Web durchsucht werden.